Después de más de 15 años organizando todo tipo de eventos, las fiestas privadas nos siguen divirtiendo como el primer día. Probablemente porque son un caso especial, diferente tanto a un corporativo como a una presentación o cualquier evento público que te puedas imaginar. Cada una es distinta, lo cual las convierte en un verdadero reto… tanto a la hora de dejar volar la creatividad como a la hora de aterrizar algo que cumpla las expectativas de tu cliente.
Seguro que has ido a muchas, pero ¿de cuántas te acuerdas? Y lo más importante: ¿sabrías decir por qué? En este artículo hemos querido compartir algunos learnings extraídos de todos estos años de trabajo para todo tipo de clientes: desde fiestas en hoteles de lujo para multimillonarios hasta caterings que hemos montado con estas manitas. Cada fiesta privada tiene su encanto… si se hace bien, claro.
¿Cómo organizar una fiesta privada paso a paso?
1. Empieza por el presupuesto. Si has leído otros artículos de nuestro blog (y si no ya estás tardando), sabrás que somos muy pesados con esto, pero es que es así. Si te contáramos la de horas que hemos perdido pensando decoración, contratación artística, propuestas de catering, etc. para clientes que cuando se lo hemos enviado nos han dicho que tenían ⅕ parte de ese presupuesto, alucinarías. Obviamente es algo que ya no hacemos así que la primera pregunta que tienes que hacer -o responder- es: ¿Cuánto presupuesto hay? NUNCA AL REVÉS, es decir: esto es lo que cuesta el planteamiento en el que llevo trabajando una semana, ¿te cuadra?
2. ¿Por qué la haces? No, en serio, piénsalo. No vale con servir copas y cruzar los dedos para que la gente coja el puntillo. Si hay algo que convertirá en único tu evento es que tenga alma, que sea irrepetible porque lo creas o no cada una de ellas es irrepetible. Nunca asistirá la misma gente, con la misma energía, con exactamente el mismo ambiente, no hará el mismo día… no volverá a pasar. Nunca. Piensa qué es lo que quieres celebrar, qué es lo que quieres que los invitados sientan, qué es lo que quieres que recuerden de ese día… si viniste a alguna de las fiestas que montamos junto a Celebra la Vida, sabes de lo que hablamos.
3. Los detalles lo son todo. Ya sea un aniversario, la celebración de algún hito laboral, un cumpleaños o cualquier otra ocasión que merezca la pena celebrar, la clave siempre está en las pequeñas cosas: los croissants del horno favorito de la pareja como postre perfecto, la decoración hecha con fotos propias de los trabajadores de la empresa, la música en directo que saca la lagrimilla a los familiares, el photocall más original del mundo, la localización que todos conocen pero ninguno imaginaba así, la tarotista que acertó el futuro de la empresa cuando le echó las cartas al CEO, la coreografía que se prepararon los amigos… lo que recordamos son las pequeñas historias, ahí está la magia. Por eso es tan importante tener claros nuestros recursos y objetivos antes de dejar volar la imaginación.
4. Producción. Una vez tenemos claro lo que queremos (y podemos) hacer llega el momento de ponerlo en marcha, y quizá te acuerdes del mítico consejo ‘no intente hacerlo en su casa’ porque una cosa es lo que tienes en tu cabeza y otra muy distinta llevarlo a cabo. Saber si la instalación eléctrica será suficiente, qué necesidades tendrá el catering que contratas, qué nivel de presión sonora es el adecuado (y a qué horas), si necesitas algún tipo de permiso, cómo contratar al artista idóneo (este otro artículo de nuestro blog te puede ayudar)… y en definitiva todo aquello que una agencia de producción de eventos como la nuestra te puede resolver. No porque sepamos más que tú, sino porque nos dedicamos a ello 24/7 desde hace muchos años y hemos aprendido tanto de nuestros aciertos como de nuestros errores.
5. Es tu fiesta. A nosotros nos encanta dar ideas y consejos, pero la fiesta no es nuestra. Por eso el criterio del cliente se impone siempre, y está bien que haya alguien que tome las decisiones. Alguien en singular, no en plural porque si hay 5 personas opinando al final nadie está contento con el resultado y salen rencillas constantemente… que se lo digan a los wedding planners que trabajan tanto con los novios como con sus padres. En la organización de eventos, tres son multitud.
6. Dosifica el alcohol: menos es más. Tus invitados no van a hacerlo, así que la única persona de la que dependerá el hecho de que tu fiesta privada se convierta en American Pie o por el contrario haya un cierto control eres tú. Una buena planificación de horarios, bebidas y cantidades logrará que tu fiesta se mantenga como el Martini de James Bond: agitada, no revuelta.
7. Si tu casa es preciosa… mejor busca otro sitio. Pros: es más barato. Contras: todos los demás: gente deambulando por zonas privadas, suciedad, desperfectos, no poder sacarte el papel de anfitrión en toda la noche… nuestra recomendación siempre es que si puedes alquilar otro recinto, lo hagas y sólo tengas que preocuparte de disfrutar. Si no se te ocurren venues, nosotros te pasamos propuestas encantados.
8. No contrates amigos. Ni de DJ, ni de catering, ni de nada. Es un marrón si cualquier cosa sale mal, no te dejará elegir la mejor opción, y además si son amigos íntimos tampoco ellos podrán disfrutar de la fiesta. Y nuestra experiencia nos dice que no suele haber mucha diferencia entre el ‘precio amigo’ que te están haciendo los precios de mercado. Lo barato no siempre sale caro, pero desde luego no es el mejor criterio de elección.
9. Hazla temática. Parece un tópico pero funciona: ya sea hawaiana, del oeste o de carnaval: la tematización siempre da juego para romper el hielo, hacer que los invitados se desinhiban y generar situaciones totalmente rocambolescas. Por no hablar de las fotos que salen de ahí… directas a Instagram!
10. No te olvides las luces. Es curioso pero las luces son siempre las grandes olvidadas de los eventos, cuando en realidad son las que crean la atmósfera necesaria para cada momento. Una buena iluminación hará que luzca tu decoración y el catering, hará que la gente baile… y hará que entiendan que se tienen que ir a casa cuando las enciendas 🙂
