¿Cómo organizar una cena de navidad para tu empresa?

1. Start with why

El concepto on es nuestro sino de Simon Sinek, por cierto una lectura muy recomendada si buscas un libro que regalar estas Navidades. Lo primero que tienes que hacer es pensar por qué vas a hacer una cena de Navidad (no vale responder que ‘porque me ha caído el marrón’, ponle un poco de ilusión venga). Piensa en la gran oportunidad que supone de suavizar tensiones en la oficina, de festejar retos superados en este 2022, de conseguir ver al departamento de marketing y al de ventas unidos en armonía aunque sólo sea por unas horas… no, en serio: piensa en lo que quieres montar y en por qué quieres hacerlo. Y cuando lo tengas claro, empezarás a ver los siguientes pasos en Matrix: el recinto donde celebrarlo será obvio, el menú lo elegirás a la primera y el DJ de después tendrá la fecha libre porque tenía que tenerla. No se trata de gastar 100€ por cabeza y pillarse una cogorza, se trata de encontrar un propósito a esta oportunidad única en la que además el personal tiene el corazón especialmente tierno. Por favor, no la desaproveches porque sólo pasa una vez al año.

2. Haz y confirma tu presupuesto

Parece mentira que tengamos que decir esto, pero te aseguramos que más del 50% de nuestros clientes nos piden opciones sin tener ni la más remota idea del presupuesto con el que cuentan. Entonces, ¿te pasamos opciones tipo El Palace o tipo El Pachuco? ¿Tuset o Raval? ¿Quieres que actúe Antonio Orozco o Lola Índigo? Nuestra imaginación es casi infinita pero nuestro tiempo no, por lo que te recomendamos no perder tu tiempo -ni el de la agencia que contrates- en ideas vagas hasta que hayas cogido la calculadora y aprobado con dirección la cifra que te permita contestar a todas las preguntas de una forma científicamente probada.

3. La belleza está en el interior

Vale sí, es una frase de La Bella y La Bestia, pero es que además es verdad. Muchos clientes tienden a pensar primero en el local y no se plantean que quizá está en la otra punta de la ciudad de la discoteca a la que quiere ir después todo el equipo, que la comida favorita del 90% de la plantilla es la pizza o que el restaurante que le gusta al organizador cierra cocina a las 23h y las puertas a las 24h cuando la gente lo que está deseando es echarse unos bailoteos juntos después. Lo que hace grande un evento Navideño (y un evento, en general) es el contenido: la manera en la que conoces al equipo y le das exactamente lo que quiere ya sea música en directo, la charla motivacional que necesita, una cena como no se ha pegado todo el año o una actividad dinamizada por la personalidad de la que todos hablan. Así que empieza el contenido, y en función de eso descubrirás dónde tiene sentido hacerlo. Hay un pasaje de Alicia en el País de las Maravillas que habla exactamente de eso, cuando Alicia le pregunta al gato:

“¿Podrías decirme qué camino debo seguir para salir de aquí?

-Esto depende del sitio al que quieras llegar -dijo el Gato.

-No me importa mucho el sitio… -dijo Alicia.

-Entonces tampoco importa mucho el camino que tomes -dijo el Gato. -“

4. El recinto

Ahora sí, una vez sabemos dónde queremos llegar, tomaremos el camino hacia el venue ideal. ¿Cosas que hay que tener en cuenta? Muchas, desde las más genéricas (horarios de apertura, si dispone de servicio de restauración propio, localización y acceso en servicio público, capacidad -para una cena de Navidad el 99% de los clientes quiere cenar sentado-, si dispone de privado o se puede privatizar por completo, etc) hasta más específicas (si tiene exclusividades en cuanto a marcas, proveedores, etc, las tomas de corriente en caso que planees instalar equipos técnicos o el horario en que ‘se puede hacer ruido’ que es algo que muchos no preguntan hasta que es demasiado tarde). Hay mil recintos que te pueden servir una vez que tengas claro lo que quieres hacer, pero dar con la opción perfecta es un verdadero arte que, como todos los demás, se perfecciona con la práctica.

5. La comida… y la bebida

Para nosotros hay varias premisas que seguimos en este tipo de eventos masivos, y una de ellas es que si hay que elegir entre cantidad y calidad de comida, gana la primera. Si el plato no es lo sofisticado que el asistente espera es una cosa, pero si acaba la cena con hambre, eso es un verdadero problema así que no te líes con el menú. Vivimos en 2022 así que habrá entre un 10% y un 30% de los asistentes vegetarianos, veganos, celíacos y con algún tipo de intolerancia que en algunos casos te dirán por anticipado y en muchos otros casos te enterarás allí, así que tienes que preverlo tú antes de que pase. En serio, no hagas elegir los segundos entre carne y pescado porque ya no se lleva. Y la bebida ¡ay, la bebida! es complicado. Sabemos que es dificilísimo, pero aquí el arte consiste en SÍ darles alcohol pero NO tanto como para que se descontrole. Hay algunos truquitos para lograrlo, pero no pensarás que íbamos a desvelar todas nuestras cartas en este artículo, ¿no? Ese as nos lo guardamos.

6. La chispa adecuada

Y no nos referimos al chispazo. Como decíamos en los primeros puntos, no vale con juntar a todos los empleados en un local bonito, darles alcohol y confiar en que brotará la magia así de repente. Tienes que engrasar un poco sus oxidadas relaciones, sea como sea: que den el cante en un karaoke (o mejor, un live karaoke) para que pierdan la vergüenza, trayendo un mago que les rompa los esquemas y tengan tema de conversación, contratando un DJ muy TOP como los que trabajamos nosotros que son capaces de lograr que el CEO se ponga a bailar Paquito el Chocolatero, diseña un photocal divertido con el que sacarán mil fotos comprometedoras divertidas… no te limites a ser un espectador, ni siquiera un participante más. Si organizas el evento tienes que ser su director y generar en l@s asistentes esa sensación de haber vivido algo único.

7. La decoración, la guinda final

Hay un eterno debate en torno a esto, pero nuestra opinión es que la decoración nunca puede ser el alma del evento. Es la guinda, pero nunca el entrante ni el plato fuerte. Está claro que en experiencias inmersivas (en las que hay mucho presupuesto), en eventos de alto standing (en los que hay mucho presupuesto) o con determinados clientes (que tienen mucho presupuesto) puedes -y debes- trabajar bien la decoración para lograr amplificar el impacto de los contenidos, pero lo cierto es que para el 80% de las cenas de Navidad en las que hemos trabajado (y son muchas) la decoración no ha sido el factor determinante que haya hecho vibrar al personal. Así que con unas plantas de navidad, algo de atrezzo, unas guirnaldas, unas velas LED y quizá incluso un árbol de Navidad estás list@ para triunfar. Si en cambio sacrificas un buen DJ por un precioso montón de coronas navideñas, tu party se va a resentir. ¡Disfruta de una organización para la cena de empresa ideal!

8. Diviértete, ¡es Navidad!

En serio, no conseguirás montar un maravilloso evento navideño sin dejarte contagiar por la magia de esas fechas. Flexibiliza los horarios de llegada con una bebida de bienvenida, organiza un amigo invisible, reparte algunos complementos navideños locos, pon un ambientador que huela a Navidad desde que entran por la puerta, reparte tarjetitas de felicitación navideña, sé cursi y naif… haz lo que te dé la gana, pero una cosa está clara: nunca conseguirás transmitir al equipo algo que no sientas tú primero. Así que saca todo tu espíritu navideño y deja fuera al Grinch de tu fiesta. It’s beginning to look a lot like Christmas…

¿Has llegado hasta aquí y sigues sin encontrar la inspiración? Escríbenos a ho-ho-ho hola@peculiar.es y te echaremos una mano encantados.