Si eres artista, promotor, manager o te dedicas a la música, sabes que organizar una gira de conciertos es una tarea compleja que requiere mucha dedicación, esfuerzo y coordinación. Sin embargo, si lo hacemos bien es posible lograr una gira de conciertos exitosa -y relativamente ordenada- que te haga dar un salto adelante en tu carrera. En este artículo exploraremos algunos de los pasos clave que debes seguir para organizar y planificar una gira de conciertos sin morir en el intento:
1. Establecer objetivos claros
Parece obvio pero lo primero que debes hacer es plantearte preguntas que te ayuden a dar sentido a todo el trabajo que viene por delante, cosas como:
- ¿Para qué voy a salir de gira?
- ¿Tengo nuevo trabajo que presentar?
- ¿Mis fans querrían volver a ver el mismo directo en caso de que no haya cambiado nada?
- ¿Lo hago simplemente para generar ingresos?
- ¿Realmente los necesito o simplemente quiero divertirme tocando en directo?
Establecer objetivos claros te ayudará a tomar decisiones más informadas a lo largo del proceso de planificación. Por ejemplo, si el objetivo es promocionar un nuevo álbum, es posible que desees planificar la gira en torno a las ciudades donde tienes una base de fans mayor o en las que sepas de antemano que las emisoras de radio estén interesadas en promocionar el álbum / single que estás presentando.
2. Haz un routing congruente
Una vez que hayas establecido tus objetivos, el siguiente paso es seleccionar los destinos y fechas para la gira. Esto puede ser un proceso desafiante, ya que debes encontrar la combinación perfecta de ciudades, salas y fechas para maximizar la asistencia y la rentabilidad. NO se trata de unas vacaciones camufladas, no te flipes. Por mucho que te guste Madrid si no eres capaz de llenar una sala de 100 personas probablemente te cueste más dinero del que ganarás en taquilla. Sólo tiene sentido ir a aquellas ciudades donde tengas un público fiel, donde quieras abrir nuevos mercados o donde tengas oportunidades que te hagan ganar público como telonear a artistas grandes, tocar en festivales delante de mucha gente o cosas así.
Es importante tener en cuenta que el éxito de una gira de conciertos depende en gran medida de la elección correcta de los destinos y fechas. Para seleccionar los destinos adecuados, te recomendamos hacer un buen estudio de tus redes sociales, Spotify for Artists, Google Analytics, etc. para determinar dónde se encuentran tus verdaderos fans y por tanto dónde hay más probabilidades de que asistan a tus conciertos.
3. No escatimes en tu crew… o lo pagarás
Una vez que hayas seleccionado los destinos y fechas, es importante contratar un equipo de producción profesional para ayudarte a organizar y ejecutar la gira. Obviamente en función de tus necesidades. Un tour manager bueno cobra unos 500€ por bolo, un técnico alrededor de los 350€, el backliner también va por ahí… tienes que hacer los números, pero lo que está claro es que un buen equipo vale cada euro de su precio. Y no sólo para salvarte el culo en plena gira, sino también para ayudarte a planificar y coordinar todos los aspectos de la preproducción, desde la reserva de salas hasta la logística de viaje, riders técnicos, etc..
4. Reserva con antelación
Otra obviedad, ¿no? Pues fliparías con la de bandas que sacan los billetes de avión la misma semana del show, con lo cual incrementan gastos de la gira una barbaridad. Una vez que hayas contratado un equipo de producción, el siguiente paso es reservar las salas y el alojamiento para la gira con la máxima antelación posible, tanto para asegurar disponibilidad como para ajustar los costes. Y más ahora después del COVID que no hay gastos de cancelación: no hay excusa que valga, si por lo que sea cambian las fechas ya cancelarás.
La reserva de salas es un verdadero arte que merecería un artículo en sí mismo pero no nos vamos a explayar aquí, sólo te diremos que:
– La elección de las salas adecuadas afectará en gran medida la asistencia y la rentabilidad del concierto. Coge una sala céntrica y que esté en el circuito de conciertos, haznos caso.
– Busca partners locales, ya sabemos que cualquiera puede llamar a una sala a reservar pero muchas veces los promotores locales tienen mejo precios y te ayudarán a promocionar mejor el show. Al final acabarás ganando.
– No te guíes por el precio: la mejor sala es aquella con el mejor rider y que programa más conciertos. Lo único que dota de sentido al enorme esfuerzo que supone montar cada show es que luzca increíble y que la sala esté llena, si escatimas en eso tu carrera no durará demasiado.
– Las salas buenas -las que todo el mundo quiere- trabajan con un mínimo de 6 meses de antelación, no tienes que pagar nada por la reserva (hasta que te piden formalizar) así que ya estás tardando en hacer la tuya.
– Si tu banda es pequeña, las salas no te darán fechas buenas porque viven de la barra y prefieren llenarlas con artistas que saben que llenarán, tu opción es buscar salas no tan TOP o tocar en días menos solicitados como miércoles o jueves (que por ejemplo son buenos para que acuda prensa, todo tiene su lado bueno).
5. Diseño de la producción y logística de viaje
Una vez que se hayan reservado las salas y el alojamiento, es importante diseñar la producción y la logística de viaje para la gira. El Tour Manager es el responsable de coordinar todo, desde el diseño del escenario hasta la iluminación, el sonido y los efectos especiales. En las giras grandes cuentan también con un Road Manager que es quien va siempre de gira con la banda y soluciona los marrones en el terreno.
La logística de viajes, desde el transporte de los músicos y el equipo hasta los detalles de la llegada y la salida de cada ciudad, también son un factor importante y hay profesionales que únicamente se dedican a ello, sobre todo a partir de un cierto tamaño de giras en los que viajan 30-40 personas. Es importante asegurarse de que se hayan tomado todas las precauciones necesarias para garantizar la seguridad y la eficiencia de la gira, y cada vez más el factor medioambiental está tomando más peso. Es carísimo llegar al nivel de Coldplay pero cualquier iniciativa en ese sentido es buena y super bien acogida tanto por los trabajadores como por el público.
6. Promoción y marketing de la gira
Aquí hay que diferenciar básicamente 2 equipos: comunicación y publicidad.
Comunicación lo desarrolla el responsable de promo que se encarga de enviar notas de prensa, convocatorias, acuerdos estratégicos con medios, acreditaciones de prensa, etc. y hay muchísimos profesionales super recomendables, si lo estás buscando escríbenos y te pasamos contactos.
La publicidad es un poco más amplia (aunque en equipos pequeños a veces lo hace la misma persona) y engloba otras partidas como campañas de promoción online -Spotify, Youtube, RRSS, etc-, analítica de datos, creatividades de contenidos, cartelería, partnerships y mucho más. Esto a veces lo hace gente del equipo y a veces agencias de marketing, dependiendo de cuán especializado sea el servicio que necesitas.
7. Colaboradores
Esto es un tema importante que much@s artistas pasan por alto: la bendición que supone que una marca ayude a sufragar esos gastos fijos que vas a tener antes de salir de casa y que te va a suponer noches sin dormir (no hablamos de aftershows, sino de chupar techo con preocupación). Hablamos de Estrella Galicia, Estrella Damm, Levi’s, Jagermeister, Adidas, Vodafone, Firestone y muchas más empresas que apuestan por la música en directo como estrategia de marketing y deberías hablar con ellas para tratar por lo menos de minimizar costes y hacer más rentables tus números. Si piensas que colaborar con marcas es pervertir tu arte, vas a tener un camino mucho más tortuoso por delante.
8. Ticketing
Esto también da para escribir un artículo aparte y de hecho ya lo hemos hecho. Y no uno sino dos: ¿Cuál es la mejor ticketera para ti? 5 consejos que te ayudarán a elegirla y Cómo vender entradas de conciertos: 5 consejos que te ayudarán. Es un tema fundamental, de verdad te recomendamos dedicarle tiempo a eso.
9. On tour
Llega el momento de lanzarse a la carretera. Prepárate para afrontar imprevistos, incomodidades y algunos roces. Si se ha hecho una buena preproducción y el equipo es bueno, los altibajos son menos pronunciados, pero si los músicos quieren sexo, drogas y rock’n’roll, los técnicos sienten que no cobran lo que deberían, las salas en las que tocáis son las más baratas que había y la promo no ha funcionado… prepárate a sudar la camiseta. Si tienes 20 años está todo bien, si tienes 25 pse, a partir de los 30 cuesta más… y bueno a partir de los 35 ni hablamos. Es duro estar de gira, a pesar de la imagen que la gente tenga. Es un cansancio extremo, muchísimo trabajo y mucho tiempo rodeado de gente con la que tendrás más o menos ganas de estar. Por eso los 8 puntos anteriores son tan importantes: si vas con los deberes hechos, podrás incluso disfrutar del examen.
10. Evaluación y análisis de la gira
Después de cada gira es importante hacer una reunión para evaluar y analizar los resultados: el balance económico final, el feedback de todas las personas del equipo sobre cada uno de los aspectos importantes, el impacto que han tenido las decisiones tomadas, etc. Cuando vuelves a casa estás agotado y sólo quieres desconectar del trabajo y de tus compañeros, pero es importante hacer esto cuanto antes para tener la información fresca y no dejarse nada en el tintero. Sólo así conseguiremos que la próxima gira sea mejor, más llevadera, más rentable y también más divertida.
¿Cuál es tu mejor anécdota de gira? Dínoslo en un comentario, ¡te leemos!
