Tenemos mucha experiencia en organizar festivales de música, y de todos los estilos musicales: indie, jazz, flamenco, pop, electrónica… y si tuviéramos que resumir los 5 puntos más importantes que deberías saber antes de ponerte a organizar tu propio festival, serían estos:

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Según un estudio titulado Oh Holy Festivals!, en 2018 se realizaron en España 896 festivales, que atrajeron a más de 6 millones de personas y generaron una facturación conjunta superior a los 197 millones de euros. En la industria musical, este formato se ha convertido en la gallina de los huevos de oro para promotores, managers, artistas, técnicos y en definitiva para cualquiera que aspire a ganarse la vida con más solvencia que en el maltrecho circuito de salas.

Pero ¿a que no sabías que muchos de ellos son deficitarios? Existe una burbuja muy grande en torno a estas citas masivas, muchas veces mantenidas por subvenciones públicas, inversores privados o los propios bienes del promotor a la espera del año en que se consolide para alcanzar el breakeven.

Así que no te líes la manta a la cabeza sin leer antes estos 5 consejos para organizar festivales… podría salirte muy caro.

1. Conócete a ti mismo, como organización del festival

No vamos a descubrir nada nuevo, esta frase, inscrita en la entrada del templo de Apolo en Delfos, se remonta al siglo IV AC. Pero hay muchos promotores que no hacen ese ejercicio y se ponen a vender entradas sin tener ni idea de qué es lo que ofrecen.

Organizar festivales es mucho más que una romería de bandas subiendo encima de un escenario

Es una experiencia que trasciende la música y se convierte en un evento social, en una suma de energías. Así que antes de nada, deberías hacer un ejercicio de honestidad contigo mismo y preguntarte cosas como:

  • ¿En qué se diferencia mi propuesta del resto de festivales?
  • ¿Por qué se celebra en este recinto en particular? ¿Podría ser cualquier otro?
  • ¿Qué tipo de público espero? ¿Lo conozco bien?
  • ¿Qué voy a hacer para generar una experiencia única en los asistentes que recuerden por siempre?
  • ¿Cómo será el recorrido de un asistente desde que entra al recinto hasta que se va?
  • Si obviamos los nombres del cartel (eso sólo son conciertos) ¿cuál es mi propuesta de valor? 
  • ¿Por qué quiero montar este festival?* 
  • ¿Qué partners pueden ayudarme a crecer en mi camino? 
  • ¿Hacia dónde puede crecer el festival y cómo será entonces?
  • ¿Qué haré si no vendo tickets, cuál es mi plan B, C y D?
  • Y muchas más. Cuantas más seas capaz de responder con certeza, más cerca estarás de conseguirlo… y menos dudas te asaltarán cuando lleguen los problemas.

 

*Spoiler: si la respuesta es solo para ganar dinero, ya te podemos asegurar que NUNCA te va a compensar las horas dedicadas, los nervios, los imprevistos constantes y los dolores de cabeza.

2. Define tu público con datos

Hay un gravísimo error que cometen muchos promotores primerizos, provocado por un sesgo cognitivo: creer que lo que les gusta a ellos es lo que le gusta a todo el mundo.

La pasión que les despiertan sus artistas favoritos, la sensación de que es algo único, su creencia en que ‘es imposible que no venda’… los aboca directos al fracaso. Los promotores primerizos programan teniendo en cuenta al artista, los experimentados programan teniendo en cuenta al público potencial y le traen lo que quiere ver. 

¿Cómo encontrar a tu público potencia?

Nosotros (y muchos otros promotores) lo primero que hacemos son 2 cosas:

  • Simulamos una campaña en Facebook + Instagram segmentando a los fans de la banda con los datos demográficos que nos interesen. Por ejemplo si programamos a Muse podemos pensar que vendrá gente de toda España a verlos, pero si programamos una banda local probablemente deberíamos ajustar el radio a +10km. En la segmentación, podemos ampliar los intereses con bandas similares porque obviamente no todos sus fans los siguen en redes… pero sí que es importante que seamos realistas en la selección.

Nosotros solemos dividir el número obtenido por 10 para tener una idea de cuánta gente podría venir con esa campaña, por ejemplo si salen 4.000 fans en Barcelona contamos con vender 400 tickets. No más. Obviamente cada artista es un mundo y hay muchos factores que determinarán el éxito, pero ojo que los números van bastante por ahí.

  • Vemos las reproducciones mensuales en Spotify de los artistas que actuarían para calibrar un poco su momento actual. Esto es un indicador bastante fiable del interés que despertará: si alguien vino hace 5 años al Wizink pero a día de hoy lo escuchan 100.000 oyentes mensuales… es obvio que no venderá lo mismo. También es importante ver en qué ciudades se le escucha más, porque quizá sus plays son de LATAM o de grandes ciudades mientras que tu festival es en Alcoy, Alicante. 

Importante: si necesitas más datos, pídeselos al manager, te los tiene que pasar.

A día de hoy, a la hora de organizar festivales los grandes artistas están acostumbrados a facilitar los insights a promotores, obviamente no vas a pagar 100.000€ por alguien que no sabes qué potencial tiene en tu festival ¿verdad? ¡¿VERDAD?! Cuando empezamos en la música sí que se hacía y era una lotería todo en general, piensa que los tickets se vendían poniendo carteles por la calle y cruzando los dedos para que los fans pasaran por delante. A día de hoy si programas a ciegas es porque quieres.

Facebook

3. Haz un presupuesto realista a la hora de organizar festivales

Lo primero, los números. Aquí entran en juego varias consideraciones:

  1. Pregunta a profesionales de cada área. Quizá sabes leer un rider técnico, pero no sabes cuánto va a costar esa implantación de luces tan compleja que pide el cabeza de cartel, o lo que cuestan las campañas de paid social. Necesitas saber al detalle cuánto costará cada partida: prensa, producción técnica y artística, infras, ticketing, etc. y es imposible que tú te encargues de todo, así que pregunta a tu equipo… o monta uno. Lo necesitarás si sale adelante.
  2. Nunca calcules vender más del 50% de las entradas, especialmente las primeras veces. Llevamos casi 20 años en esto, y podemos contar con los dedos de una mano los festivales que han hecho sold out a la primera. Y con los dedos de las 2 manos los que han ganado dinero el primer año. Los principios nunca son fáciles, así que si no te salen los números vendiendo la mitad del aforo… piénsatelo dos veces.
  3. Esto debería ser obvio pero muchos promotores no lo cumplen: si no tienes el dinero para cubrir el 100% del gasto en una primera edición, no lo hagas. En serio. Sabemos que existen los créditos y esas cosas, pero no quieres verte en la situación de no poder devolver las entradas al público, de tener que hacer frente a imprevistos y no llegar, y en definitiva de empañar de por vida tu reputación en el sector de la música. No cuentes con el dinero que llegará… porque muchas veces no llega. Si has visto el documental del Fyre festival ya sabes de lo que hablamos.

4. Busca partners, no patrocinadores

Aquella época en que las marcas tenían dinero a raudales para repartir entre los festivales pasó a la historia. A no ser que seas el MadCool, el Sonar o el Primavera Sound, probablemente la mayoría de patrocinadores a los que contactes ni te contesten. Don’t take it personal, hay demasiados festivales y demasiados eventos en general persiguiéndolos todo el día como para que tengan tiempo de pararse a estudiar el tuyo y descubrir que es diferente a todos los demás.

Nuestro consejo es que sigas el consejo de Arthur Ash: “Empieza donde estás, usa lo que tienes, haz lo que puedas.” Aplicado a la hora de organizar festivales:

Empieza por contactar a amigos y conocidos que te puedan ayudar o que tengan el contacto de quien puede hacerlo.

No te curres presentaciones infumables porque no se las van a leer: escríbeles 4 líneas sinceras de por qué deberíais ser partners en esto (nada de cortar y pegar, se nota a leguas). Si puedes, envía un whatsapp mejor que un mail. Si no tienes su mail te lo inventas, en serio: busca quién es el director de marketing en Linkedin y averigua cómo funciona su sistema de mails. Si encuentras uno, encuentras (casi) todos: si se llama Pablo Sempere y encuentras un mail de otra persona que se escribe nombre.apellido@peculiar.es el suyo será pablo.sempere@peculiar.es. Y si no, te rebotará y lo sabrás para probar otra combinación.

¿Y si es el primer festival que se organiza?

Si es una primera edición no conseguirás mucho, pero tómalo y hazlo increíble para que quieran repetir el siguiente año. Da más que los demás, apórtales ideas, ayúdales a justificar la apuesta que han hecho con un bonito informe. Hazles creer en tu proyecto, ser parte de tu proyecto, abanderar tu proyecto por el mundo. Necesitas partners para crecer juntos y recorrer un largo camino juntos, no patrocinadores a los que exprimir.

Eso solo lo hacen los que son muy grandes, tal vez demasiado grandes. Tendrás que sudar la camiseta pero cuando funciona es maravilloso… en nuestros festivales hemos trabajado con marcas como Budweiser, Volkswagen, Spotify, Estrella Damm, Ecoembes y muchas más, y de todos ellos hemos aprendido cosas y nos llevamos verdaderos momentazos para el recuerdo.

Terramar

5. Lo importante es el equipo

Suena a tópico de fútbol pero es así: los grandes festivales son los que tienen grandes equipos detrás. Tanto a nivel literal como metafórico. Si hay algo en lo que no puedes escatimar nunca es en la gente que está contigo al pie del cañón porque te van a salvar el cuello muchas veces. Tantas que muchas de ellas ni siquiera te enterarás.

Los festivales son eventos gigantescos, inabarcables, no podrías estar en todo ni aunque fueras la persona más eficiente del mundo… si no fuera así Messi aún estaría en el Barça. Así que busca un buen equipo el mejor equipo y delega, comparte, escucha sus sugerencias, aprende de ell@s.

Y si no se te ocurre a quién llamar para hacer algo en particular, escríbenos a hola@peculiar.es y te recomendaremos buenos profesionales. Hemos trabajado en organizar festivales con gente maravillosa que te encantará conocer.